秘書到底是個(gè)什么“角兒”

    陷入求職怪圈

    秘書，是個(gè)讓人歡喜讓人憂的職位。在職介所登記求職的20—40歲的女性當(dāng)中，有將近50%的求職者希望獲得秘書、文員、文秘、助理等職位。令人納悶的是，在這50%的求職者當(dāng)中，又有將近40%是同職位跳槽者。我們給這些求職者做指導(dǎo)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)她們陷入了一個(gè)怪圈。一方面，她們因不喜歡先前的工作而想跳槽，另一方面，她們的求職意向依然是“秘書”。她們潛意識里似乎認(rèn)為，以前碰到的事情只是個(gè)案，只要換一個(gè)環(huán)境就皆大歡喜了。

    但事實(shí)并非如此。據(jù)我們了解，她們中的大部分人都回答不出“秘書是什么”這個(gè)基本問題，也不清楚什么是“秘書應(yīng)該做的”。

    什么是秘書

    對“秘書”一職，一種通用的解釋是：“秘書”是一種與帶領(lǐng)者保持盡量小的空間的職務(wù)，是專門提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。

    這個(gè)定義主要是從職能角度來解釋的。從這個(gè)角度出發(fā)，秘書應(yīng)該是幫助上司處理事務(wù)工作的服務(wù)者，即能使上司專心致志地從事本職工作的輔助人員，這種輔助工作除了文案處理、關(guān)系協(xié)調(diào)之外，也包括泡咖啡、整理辦公室等工作。

    一個(gè)能力強(qiáng)、受信任的秘書是高層或上司的左右手，可以說，每個(gè)公司都需要這樣的人。在目前來講，這依然是一個(gè)不斷升值的職業(yè)。

    什么是秘書

    對“秘書”一職，一種通用的解釋是：“秘書”是一種與帶領(lǐng)者保持盡量小的空間的職務(wù)，是專門提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。

    這個(gè)定義主要是從職能角度來解釋的。從這個(gè)角度出發(fā)，秘書應(yīng)該是幫助上司處理事務(wù)工作的服務(wù)者，即能使上司專心致志地從事本職工作的輔助人員，這種輔助工作除了文案處理、關(guān)系協(xié)調(diào)之外，也包括泡咖啡、整理辦公室等工作。

    一個(gè)能力強(qiáng)、受信任的秘書是高層或上司的左右手，可以說，每個(gè)公司都需要這樣的人。在目前來講，這依然是一個(gè)不斷升值的職業(yè)。

    再次，秘書是處理事務(wù)工作的，所以要永遠(yuǎn)“對事不對人”。如果上司將一件工作全權(quán)交給另一個(gè)人來做，并要求秘書輔助此事的話，那么秘書要做的就是服從這個(gè)項(xiàng)目主管的命令，全力協(xié)助他處理好事情，而不是時(shí)不時(shí)地向上司打小報(bào)告。如果連項(xiàng)目主管都夸獎你是一個(gè)得力助手，你這個(gè)秘書的角色就算扮演好了。

    接下去，秘書不是決策者，不能隨意“做決定”。

    較后，主動細(xì)心是一個(gè)成功秘書較重要的條件。一個(gè)好秘書一定知道什么事情是重要的，哪些細(xì)節(jié)會給上司帶來幫助，誰又是高層眼中的“大人物”……

    要做一個(gè)好秘書，多方位的能力是很重要的，比如打字、速記、文案，還有一定的語言能力等等。把握好保密原則也是一個(gè)好秘書的基本素質(zhì)之一。一個(gè)被公司需要的、不可替代的好秘書，配得上一份高工資，也配得上公司的尊重。當(dāng)新秘書被高層差遣做這個(gè)那個(gè)或被高層責(zé)罵的時(shí)候，千萬不要把時(shí)間浪費(fèi)在抱怨上，而是要低下頭檢討：為什么先前沒有想到如何把工作做好？